En la industria hotelera, la eficiencia y la experiencia del cliente son clave para el éxito. Con el crecimiento del turismo y la digitalización del sector, contar con un software para hoteles se ha vuelto imprescindible. Estos sistemas permiten automatizar procesos como la gestión de reservas, la facturación y la atención al cliente, facilitando la operatividad y mejorando la rentabilidad del negocio.
En este artículo, exploraremos en detalle qué es un software hotelero, sus funciones clave, los mejores programas disponibles en el mercado, cómo elegir el adecuado y las tendencias tecnológicas que están transformando el sector.
¿Qué es un software para hoteles?
Un software para hoteles es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar y optimizar las operaciones de un establecimiento hotelero. También conocido como PMS (Property Management System), este tipo de software ayuda a administrar tareas como reservas, check-in y check-out, gestión de habitaciones, facturación y comunicación con los huéspedes.
Existen distintos tipos de software hotelero según su funcionalidad:
- PMS (Property Management System): Sistema central que gestiona todas las operaciones internas del hotel.
- Channel Manager: Permite sincronizar las reservas con plataformas como Booking, Expedia y Airbnb.
- Motor de reservas: Facilita las reservas directas desde la página web del hotel.
- ERP hotelero: Solución más avanzada que integra contabilidad, recursos humanos y compras.
Elegir el software adecuado dependerá de las necesidades específicas del hotel, su tamaño y la cantidad de procesos que se deseen automatizar.
Funciones clave de un software para hoteles
Los mejores software hoteleros incluyen una serie de funciones esenciales para la administración eficiente del establecimiento:
✔️ Gestión de reservas: Centraliza y automatiza las reservas en una única plataforma.
✔️ Channel Manager: Sincroniza la disponibilidad de habitaciones en tiempo real en plataformas externas.
✔️ Motor de reservas: Permite a los clientes hacer reservas directamente en la web del hotel.
✔️ Facturación y contabilidad: Genera facturas, controla pagos y gestiona impuestos.
✔️ Gestión de personal y housekeeping: Asigna tareas al equipo de limpieza y administración.
✔️ CRM y fidelización de clientes: Almacena información de los huéspedes y permite personalizar la comunicación.
✔️ Análisis de datos y reportes: Proporciona estadísticas sobre ocupación, ingresos y tendencias de mercado.
Los mejores softwares para hoteles
En el mercado existen muchas opciones de software hotelero, cada una con características específicas para diferentes tipos de establecimientos. A continuación, te presentamos una lista de los mejores programas disponibles, con sus principales funciones y beneficios.
1. Cloudbeds
Descripción:
Cloudbeds es uno de los PMS (Property Management System) más completos y utilizados a nivel mundial. Su plataforma basada en la nube permite a los hoteles automatizar procesos clave, desde la gestión de reservas hasta la facturación y la sincronización con OTAs como Booking, Expedia y Airbnb.
Características principales:
- Channel Manager integrado para sincronizar disponibilidad en múltiples plataformas.
- Motor de reservas directo para atraer reservas sin comisiones.
- Gestión de facturación y pagos automatizada.
- Herramientas de informes y análisis de rendimiento del hotel.
- Integración con herramientas de marketing y CRM.
¿Para quién es recomendable?
Ideal para hoteles pequeños, medianos y hostales que buscan una solución integral con automatización avanzada.
Puntos a considerar:
Aunque es una plataforma potente, su coste puede ser elevado para hoteles muy pequeños.
✅ Pros: Plataforma todo en uno, fácil de usar y altamente automatizada.
❌Contras: Precio más alto en comparación con otras soluciones.
Algunas reseñas de usuarios:
⭐⭐⭐⭐⭐ "Llevamos 6 años trabajando con Cloudbeds y nunca hemos tenido ningún problema con el servicio. El P.M es muy intuitivo y eso facilita el uso. Están renovándose a cada rato para ofrecer un mejor servicio. Su atención al cliente es rápida y eficaz. El único detalle es su pasarela de pagos en LATAM, que nos rechaza algunas tarjetas extranjeras."
⭐⭐⭐⭐ "Estamos muy satisfechos con cloudbeds. al inicio del hotel, adquirimos una software italianos que se veía genial, pero nunca pudimos terminar el set up. decidimos hacer el cambio a cloudbeds y el acompañamiento para implementar la herramienta fue genial. tenemos todas las Otas operando y nuestra web tambien, con reservas y pasarela de pagos."
Enlace al software: Cloudbeds
2. Mews
Descripción:
Mews es un PMS innovador que permite una gestión hotelera completamente automatizada y sin contacto. Su enfoque está en mejorar la experiencia del huésped con procesos digitales y mayor eficiencia operativa.
Características principales:
- Auto check-in y check-out sin contacto.
- Integración con más de 500 aplicaciones externas.
- Gestión de pagos automática y facturación digital.
- Análisis de datos en tiempo real con reportes personalizados.
- Channel Manager y motor de reservas integrados.
¿Para quién es recomendable?
Hoteles que buscan digitalización total y desean reducir la intervención humana en la operativa diaria.
Puntos a considerar:
Su interfaz moderna puede requerir un período de adaptación para quienes no están familiarizados con software basados en la nube.
✅ Pros: Alto nivel de automatización y diseño intuitivo.
❌ Contras: Puede ser complejo al principio para hoteles con procesos tradicionales.
Algunas reseñas de usuarios:
⭐⭐⭐⭐⭐ "Hemos estado usando Mews por un tiempo y se lo recomendaríamos a cualquiera. Se desarrolla continuamente y se mueve con los tiempos. Otros sistemas se quedan quietos aquí y se han perdido la digitalización. El soporte siempre es útil y ayuda al cliente en todos los asuntos. Mews es muy fácil de usar y un alivio para todos los empleados. La conexión de sistemas de terceros la podemos realizar nosotros mismos y ahorra una enorme cantidad de tiempo y dinero."
⭐⭐⭐⭐ "Mi parte favorita es sin duda que el sistema de gestión de propiedades es fácil de usar y también tiene un aspecto muy atractivo. También es genial que el sistema esté completamente basado en la nube, aunque crea ciertos desafíos de seguridad en comparación con las alternativas. Dado que tenemos varias propiedades, también es bueno que los perfiles de la empresa y de los huéspedes sean los mismos en todas las propiedades. Además, si bien no solo tengo experiencias positivas con las actualizaciones de sus productos, aprecio mucho el hecho de que hayamos tenido la oportunidad de reunirnos y hablar con algunos de sus equipos de productos para compartir nuestras experiencias y necesidades con respecto a la plataforma, y que nos hayan escuchado."
Enlace al software: Mews
3. RoomRaccoon
Descripción:
RoomRaccoon es un software de gestión hotelera diseñado para pequeños y medianos hoteles, hostales y casas de huéspedes. Su punto fuerte es la simplicidad y la facilidad de uso, sin sacrificar funciones avanzadas.
Características principales:
- PMS, motor de reservas y Channel Manager en un solo software.
- Facturación automática con integración contable.
- Optimización de tarifas con inteligencia artificial.
- Función de upselling para incrementar ingresos por reserva.
- Integraciones con sistemas de cerraduras electrónicas.
¿Para quién es recomendable?
Pequeños hoteles y hostales que buscan una solución económica pero completa.
Puntos a considerar:
Algunas funciones avanzadas pueden requerir costos adicionales.
✅ Pros: Fácil de usar, especialmente diseñado para hoteles pequeños.
❌ Contras: Menos escalable para hoteles grandes o cadenas.
Algunas reseñas de usuarios:
⭐⭐⭐⭐⭐ "Trabajamos con esta solución todo en uno (PMS+Channel) desde hace un año y estamos encantados. Tecnología muy fácil de usar y robusta."
⭐⭐⭐⭐⭐ "Han habido un par de actualizaciones a peor a nuestro parecer en roomracoon y el equino que nos ha atendido en todo momento para volver a como estabamos antes ha sido muy amable y atento, espero nos lo puedan arreglar lo antes posible."
Enlace al software: RoomRaccoon
4. Opera PMS (Oracle Hospitality)
Descripción:
Opera PMS es un software líder en la industria hotelera, especialmente utilizado por grandes hoteles y cadenas internacionales. Es una de las soluciones más robustas y completas, permitiendo una gestión detallada de cada área del hotel.
Características principales:
- Gestión avanzada de reservas y ocupación hotelera.
- Integración con restaurantes, spas y otros servicios dentro del hotel.
- Informes detallados y herramientas de análisis de datos.
- Seguridad avanzada y cumplimiento con normativas internacionales.
- Escalabilidad para cadenas hoteleras.
¿Para quién es recomendable?
Hoteles grandes, resorts y cadenas que requieren un software con funcionalidades empresariales avanzadas.
Puntos a considerar:
El costo y la implementación pueden ser elevados para hoteles independientes.
✅ Pros: Altamente personalizable y con funciones empresariales avanzadas.
❌ Contras: Requiere una inversión inicial importante.
Algunas reseñas de usuarios:
⭐⭐⭐⭐⭐ "Nos lo pasamos genial aprendiendo sobre el proceso de caja en Opera Oracle. Collin ha hecho un gran trabajo enseñándonos de forma correcta sobre este nuevo sistema PMS."
⭐⭐⭐⭐⭐ "Buen software y buen soporte. Siempre que enfrentamos algún desafío, conseguimos soporte a tiempo. Excelente software y soporte."
Enlace al software: Opera PMS
5. Hotelogix
Descripción:
Hotelogix es un PMS en la nube que destaca por su facilidad de implementación y su accesibilidad para hoteles de cualquier tamaño. Su enfoque principal es mejorar la eficiencia operativa con una curva de aprendizaje baja.
Características principales:
- Sistema basado en la nube con acceso desde cualquier dispositivo.
- Channel Manager integrado para sincronización en OTAs.
- Control total de housekeeping y mantenimiento.
- Facturación y gestión de pagos automatizada.
- Planes escalables según el tamaño del hotel.
¿Para quién es recomendable?
Hoteles medianos que buscan un software con buen equilibrio entre funcionalidad y precio.
Puntos a considerar:
Algunas funciones avanzadas pueden no estar disponibles en los planes más básicos.
✅ Pros: Buena relación calidad-precio, ideal para hoteles en crecimiento.
❌ Contras: Menos funciones avanzadas comparado con Opera o Cloudbeds.
Algunas reseñas de usuarios:
⭐⭐⭐⭐⭐ "Sistema muy completo que evita el overbooking. Excelente atención que siempre responde de inmediato con gran atención y competencia. Visión muy clara de las habitaciones del hotel."
⭐⭐⭐⭐⭐ "El soporte es increíble. El Sr. Karthik es muy cooperativo y explica los procedimientos con mucha claridad. El tiempo de respuesta es muy rápido."
Enlace al software: Hotelogix
Cómo elegir el mejor software hotelero
A la hora de seleccionar un software de gestión hotelera, es importante considerar varios factores clave.
Facilidad de uso: Un software intuitivo reducirá el tiempo de aprendizaje del personal.
Integraciones: Debe ser compatible con plataformas de reservas, pasarelas de pago y herramientas contables.
Precio y escalabilidad: Evalúa si el coste se adapta al presupuesto y si el software puede crecer con el negocio.
Seguridad de los datos: Asegúrate de que el software cumpla con normativas de protección de datos.
Soporte técnico: Un servicio de atención eficiente garantizará un funcionamiento sin interrupciones.
Algunos proveedores ofrecen pruebas gratuitas, lo que permite evaluar el software antes de tomar una decisión definitiva.
Beneficios de un software de gestión hotelera
Implementar un software para hoteles ofrece múltiples ventajas que impactan directamente en la rentabilidad y la experiencia del huésped:
- Optimización de tiempo: Automatiza procesos repetitivos, reduciendo el trabajo manual.
- Mejor experiencia del cliente: Agiliza check-in y check-out, mejorando la satisfacción del huésped.
- Aumento en las reservas directas: Los motores de reservas permiten incrementar las ventas sin depender de terceros.
- Reducción de errores: Minimiza problemas en la facturación, reservas duplicadas y gestión de pagos.
- Mayor control financiero: Ofrece reportes detallados sobre ingresos, gastos y ocupación.
- Escalabilidad: Un software flexible permite adaptarse al crecimiento del hotel.
En un sector altamente competitivo, contar con una solución tecnológica adecuada puede marcar la diferencia entre el éxito y la ineficiencia.
Tendencias en software hotelero
El sector hotelero está evolucionando constantemente con el avance de la tecnología. Estas son algunas de las tendencias más innovadoras en software hotelero:
Inteligencia artificial: Chatbots y asistentes virtuales para mejorar la atención al cliente.
Automatización total: Software que reduce la intervención humana en tareas repetitivas.
Integración con marketing digital: Uso de datos para personalizar campañas publicitarias y fidelizar clientes.
Sistemas de auto check-in y check-out: Eliminación de la recepción física mediante apps y kioskos.
Big Data y analítica avanzada: Predicción de demanda y optimización de precios en tiempo real.
Estas innovaciones están revolucionando la manera en que los hoteles operan y se relacionan con sus huéspedes, muchas de estas tecnologías serán más comunes según avance el tiempo.
